終わらない仕事
予想はしていたけれど、仕事が回らない時期に突入してきた。次々と大きなプロジェクトがスタートして、アシスタントとしていろいろなプロジェクトに絡むことになってきた。
そして仕事が終わらない。朝は早めに準備して毎日遅くまでやっているのに、なぜか予定していた業務が終わらない。今週は特に全てが予定通りに進まず、考える余裕もなくただ根性で乗りきった。
乗りきったと言っても終わったわけではない。ただ休み明けに仕事を先送りにしただけだ。何も解決していない。
立ち止まって考える
休みに入ってからも仕事のことを考えていた。なぜ仕事が回らないんだろう。何がダメなんだ。一度立ち止まってちゃんと考えないといけない。根性ではやっていけない。
何かヒントが見つかるかと思って読んでみた。仕事の超効率化のための時間管理術、思考術などがわかりやすく書かれていて、ダメな事例に自分のやっていることがたくさん登場した。
私は、手を動かすのはわりと速い方だと思う。せっかちな性格なこともあって、手元に仕事が溜まることに嫌悪感を覚える。
とにかく仕事を引き受けて、引き受けた仕事はさっさと仕上げて返したいという思いが大前提にある。しかしいくら手が速いからと言って、時間が無限にある訳じゃないし、ただ時間を使ってエンドレスで仕事をすることは本意ではない。
現状業務の棚卸し
まず中核に新しくスタートしたプロジェクトＡとプロジェクトＢがある。これは年単位の大きなプロジェクトで、私はここに専属のアシスタントとして週の半分ずつ関与することになっている。
問題はこのプロジェクト以外の仕事が次から次へとわいて出てくることだ。そして、このわいてくる仕事を安請け合いしてしまう自分に問題がある。
プロジェクトＡとＢでフル稼働。他のプロジェクトの業務ができる余地はない。なのに、「そんなに時間はかからないし」とか、「仲良しの人のためだから」とか、何かよくわからない使命感みたいな自己満足みたいなつまらないことでＮＯを言えず、結果自分を追い込んでいる。結果、仕事が回らずに迷惑をかける。
「ＮＯ」を言うことは弱いことではない
依頼された仕事に対して「ＮＯ」を言うことにずっと恐れを抱いていた。「○日ならできる、○までならできる」という交渉はよくしていて、今までやってきた。しかし今は自分がその仕事を引き受ける予定すら立てられない。
最善は「ＮＯ」を言うことだ。別に自分じゃないとできない仕事ではない。ただ、みんな私のことをよく知ってくれていて、信頼してくれているから頼みやすいという理由で依頼がくる。
その期待を裏切るのがこわくて私はずっと「ＮＯ」が言えないでいた。だけど安請け合いして自分が抱え込んで結果潰れたら、もっと大変な迷惑をかけて信頼を裏切ることになる。
強くなる
私はそれを自覚してこれから新しいプロジェクトに挑まないといけない。私が責任をもって関与するのはプロジェクトＡとＢであって、他のプロジェクトのことを考えるのは自分の仕事ではない。
棚卸ししてみてわかった。自分にまず必要なのは、身辺整理だ。プロジェクトＡとＢでフル稼働することはもう決定事項でそれを前提に動かないといけない。
- ＡとＢ以外のプロジェクトの業務を整理する。
- 必要ならは他のアシスタントに引き継ぎをする。
- アシスタントのスケジュール管理をしている人に状況を伝える
ひとまず来週のやるべきことが見えた。あとは仕事のことは忘れて休日を満喫する。(と言うか資格の勉強をする)
